Carta a Miembros y Amigos de Casa de Venezuela

Martes, Diciembre 2nd, 2014
Ruben Reyes

Estimados Miembros, Amigos, Socios y Patrocinantes

 

2014 marcó nuestro 10mo aniversario. Nos enorgullece haber llegado tan lejos y haber logrado tanto en tan sólo una década. Todo gracias al esfuerzo incansable de innumerables voluntarios, y el apoyo de nuestros socios y patrocinantes. Mientras ha sido un año de celebración, también ha sido un año de reflexión sobre el camino por venir.

Por varios meses la Junta ha estado realizando reuniones y discusiones sobre el futuro de la organización. Recientemente hemos experimentado un declive en membresía y participación, así como también una posición financiera difícil. La Junta ha concluido que para que Casa de Venezuela continúe promoviendo el arte y cultura de Venezuela, y siendo el centro de gravedad de la comunidad venezolana en la región, Casa de Venezuela debe pasar por un proceso de adaptación y evolución que atiende las circunstancias cambiantes.

Antes del final de este año vamos a iniciar un proceso formal de planificación estratégica y restructuración que apunta a re-energizar a nuestra comunidad y hacer la organización más sustentable y más sólida para el largo plazo. A través de este proceso evaluaremos todos los aspectos de nuestras operaciones y actividades. Esta importante iniciativa tomará la mayor parte del 2015 y hacemos un llamado a voluntarios, miembros y amigos a ser parte de las discusiones y a darle forma al futuro de Casa de Venezuela. De este proceso esperamos lograr los siguientes resultados:

 

1)    Definir la nueva estructura y modo de operación de la organización:

Hasta ahora Casa de Venezuela ha operado con una estructura muy fluida. Aparte de grupos bien definidos como el Ensamble de Música, el Grupo de Danzas Tradicionales y la Junta Directiva, no tenemos una estructura que defina con claridad roles y responsabilidades. Cuando nos encontramos con una reducción en la disponibilidad de tiempo de nuestros voluntarios, y un calendario de eventos más grandes y complejos, nos hemos vuelto reactivos, hemos descuidado actividades fundamentales como membresía y recaudación de fondos, y hemos terminado exhaustos el final de cada evento en una carrera para poder hacerlos a tiempo.

La ausencia de estructura también ha hecho difícil reclutar nuevos voluntarios. Algunos no se sienten motivados a invertir su tiempo y energía si no perciben que seamos un grupo bien organizado. Otros se sienten ajenos a un grupo de voluntarios que se conoce desde hace mucho tiempo. Y la falta de una lista detallada de tareas individuales dificulta poder aceptar la ayuda de personas que solo pueden contribuir ocasionalmente o cortos periodos de tiempo.

La nueva estructura y modo de operación definirá hasta el más pequeño detalle cada una de las actividades que debemos realizar continuamente en Casa de Venezuela. Esto incluye recaudación de fondos, beneficios para miembros, organización de eventos, mercadeo y promoción, finanzas, planificación, y mucho más. Tener esta claridad nos ayudara a evitar que descuidemos tareas importantes, nos presentará como un grupo muy organizado donde vale la pena para voluntarios invertir tiempo y esfuerzo, y nos va a permitir asignar tareas pequeñas y específicas a voluntarios que sólo pueden contribuir de esa manera.

 

2)    Producir nuevos eventos y programas:

Hemos observado un declive en la participación y asistencia en nuestros eventos. Reconocemos que los tiempos cambian y la gente cambia. Nuestros eventos y programas tienen que cambiar también para ser atractivos para nuestra comunidad actual. Evaluaremos todos los eventos y programas que hemos ejecutado en el pasado y consideraremos nuevas ideas. El nuevo calendario de eventos y programas tiene que promover nuestra misión, entusiasmar a nuestra comunidad, y ser realista desde la perspectiva de logística y financiera.

 

3)    Re-energizar a la comunidad y atraer nuevos voluntaries:

Estamos invitando a toda nuestra comunidad a que participen en este proceso. Casa de Venezuela solo puede existir por la contribución y esfuerzo de todos los voluntarios que participamos en ella. Necesitamos que la comunidad guíe el futuro de la organización. Esperamos que este proceso, junto con la nueva estructura y el nuevo calendario de eventos y programas re-energicen a nuestra comunidad.

Este esfuerzo requiere del enfoque de la Junta Directiva y consume la mayor parte del tiempo que le dedicamos a Casa de Venezuela. Por esta razón hemos decidido suspender nuestros eventos tradicionales a partir de Enero. El objetivo es terminar este proceso de restructuración antes del final del 2015, sin embargo, iremos reiniciando actividades progresivamente a lo largo del año en la medida que vayamos avanzando con nuestra nueva estructura y tengamos voluntarios en las diferentes posiciones.

Los mantendremos informados sobre el avance de este proceso. Esperamos recibir el apoyo y comentarios o ideas de todos ustedes.

Espero verlos mañana en nuestro último evento de este año, nuestra Parranda Navideña, donde podemos conversar más sobre este proceso. Y estén pendientes de mejoras que vienen a nuestro Website y página en Facebook.

 

Un abrazo,

 

Rubén Reyes
Presidente
Casa de Venezuela

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